Décalé: la science psychologique peut améliorer vos réunions –

S’appuyant sur près de 200 études scientifiques sur les réunions en milieu de travail, une équipe de psychologues fournit des recommandations pour tirer le meilleur parti des réunions avant qu’elles ne commencent, comme elles se déroulent et après la fin de celles-ci. Leur rapport est publié dans Current Directions in Psychological Science, une revue de l'Association for Psychological Science.

Les réunions constituent un aspect quasi omniprésent du lieu de travail professionnel d’aujourd’hui. Le commerce bénéficie d’une grande sagesse et de directives écrites sur la manière dont les réunions devraient être conduites. Mais, comme le soulignent les chercheurs Joseph Mroz et Joseph Allen (Université du Nebraska Omaha), Dana Verhoeven et Marissa Shuffler (Université Clemson), très peu de ces conseils sont basés sur les données scientifiques disponibles.
«Les réunions sont généralement mauvaises, mais la science nous montre qu'il existe des moyens concrets de les améliorer», déclare Allen. «Les dirigeants peuvent être plus organisés, commencer à l'heure et encourager un environnement de partage sécurisé. Les participants peuvent venir préparés, être à l'heure et participer. ”
La science montre que, dans les bonnes circonstances, les réunions peuvent fournir un lieu de réflexion créative, de résolution de problèmes, de discussion et de génération d’idées. Pourtant, un grand nombre de recherches effectuées par les employés suggèrent que la plupart des réunions sont inefficaces malgré les ressources organisationnelles qui leur sont consacrées, notamment le temps, les salaires, les ressources intellectuelles et la technologie.
Améliorer les réunions n’est pas une mince affaire. Selon les conclusions des chercheurs, les employés passent en moyenne 6 heures par semaine en réunion et les responsables y passent en moyenne 23 heures. Des études suggèrent que l’attitude des employés à l’égard des réunions peut influer sur leurs attitudes générales à l’égard du travail et de leur bien-être.
Dans leur rapport, Mroz, Allen, Verhoeven et Shuffler soulignent les ingrédients d'une bonne réunion, notamment la façon dont les personnes peuvent se préparer au succès d'une réunion, comment certains aspects des réunions peuvent être décisifs ou ne pas aboutir et comment ce qui se passe après une réunion peut améliorer les résultats de l'équipe .
Avant la réunion
Évaluez les besoins actuels: les réunions devraient impliquer la résolution de problèmes, la prise de décision ou une discussion de fond. Ils ne doivent pas être tenus de partager des informations de routine ou non urgentes.
Diffuser un ordre du jour: un ordre du jour précise les priorités de la réunion à toutes les parties prenantes et permet aux participants de se préparer à l'avance.
Invitez les bonnes personnes: les responsables doivent demander quel est l'objectif de la réunion et quelle expertise peut aider l'équipe à y parvenir.
Pendant la réunion
Encourager la contribution: les résultats suggèrent que les artistes de haut niveau utilisent des réunions pour définir des objectifs, aident le groupe à comprendre les problèmes professionnels et sollicitent des réactions.
Faites de la place pour l'humour: l'humour et le rire peuvent stimuler les comportements de réunion positifs, en encourageant la participation et la résolution créative de problèmes, selon les recherches. Ces comportements positifs lors des réunions prédisent les performances des équipes simultanément et deux ans plus tard.
Réacheminement des plaintes: les participants doivent être conscients que se plaindre peut rapidement entraîner des sentiments d'inutilité et de désespoir, et les dirigeants doivent dissiper les plaintes le plus rapidement possible.
Gardez les discussions concentrées: les dirigeants s'assurent également que l'objectif de la réunion et l'ordre du jour sont bien suivis. Les dirigeants doivent être prêts à identifier les comportements dysfonctionnels et à intervenir pour recentrer la réunion.
Après la réunion
Partage des procès-verbaux: l'envoi du procès-verbal de la réunion sert à enregistrer les décisions prises, un plan d'action pour les étapes suivantes et un aperçu des rôles et des responsabilités. Cette étape concerne également les personnes qui n’ont pas pu assister à la réunion mais qui ont besoin d’informations.
Rechercher des commentaires: les commentaires peuvent éclairer la structure et le contenu des réunions futures. En particulier, les responsables peuvent identifier les problèmes de réunion pour augmenter la satisfaction des participants.
Regard sur l'avenir: pour tirer parti des progrès réalisés au cours de la réunion, les parties prenantes doivent réfléchir aux actions futures, au suivi et aux résultats immédiats et à long terme de la réunion.
Mroz, Allen, Verhoeven et Shuffler notent que les technologies de vidéo, d’audio et de suivi des mouvements permettent une meilleure analyse vidéo et audio des réunions. Ces améliorations pourraient aider les chercheurs à analyser les comportements plutôt que les attitudes et les autodéclarations après coup. Ils soulignent que les «téléconférences» et les vidéoconférences nécessitent une étude plus approfondie, car elles peuvent présenter leurs propres dynamiques, avantages ou défis.
Ce matériel est basé en partie sur des travaux soutenus par le système de santé de Greenville et la National Science Foundation (NSF; Prix CAREER n ° 165054 à M. L. Shuffler, investigateur principal).

La source:
Association pour la science psychologique. .

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